EDM ou Gestão Eletrónica de Documentos

O que é EDM?

EDM, ou Electronic Document Management, (ou DMS – Document Management System) é o conjunto de processos de TI que visa otimizar a circulação, segurança e utilização de todos os tipos de documentos numa empresa. Processa os documentos recebidos e enviados, de forma centralizada e sistemática.

As principais funcionalidades oferecidas numa solução de EDM, capaz de gerir todos esses fluxos de documentos e informações em papel ou em formato eletrónico, são:

  • A digitalização de documentos em papel
  • Captura automática de e-mails e conteúdo
  • Indexação
  • Armazenamento e arquivo de documentos e arquivos
  • Gestão de segurança de dados do documento digitalizado
  • Autenticação de informações arquivadas
  • Pesquisa rápida e consulta de conteúdo
Quais são os benefícios para a sua empresa ou organização?

Num contexto de crescimento exponencial dos fluxos digitais, o controlo dos vários documentos e dados associados que circulam na sua empresa tornou-se uma questão essencial.
A gestão de documentos e conteúdos permite-lhe trazer mais coerência à sua empresa.
Graças à digitalização controlada de documentos e conteúdos, o acesso à informação é estruturado e a sua empresa melhora a sua organização interna do trabalho e ganha em eficiência.
A implementação de um software EDM irá assegurar :

– Uma redução nos custos: uma redução líquida nos custos relacionados com impressões em papel e mailings
– Um aumento da produtividade graças a documentos facilmente acessíveis por todos
– Simplificação na pesquisa de documentos e conteúdos electrónicos
– Optimização da segurança da informação
– Centralização de dados da empresa
– Redução do risco de perda de um documento

EDM: os benefícios para os seus clientes ou colaboradores

Sabia que 40% das horas trabalhadas são desperdiçadas à procura de informações?
(Fonte: Association Information & Management)

Para os utilizadores, a configuração do software de gestão de documentos resolve esse desafio pois oferece um acesso imediato às informações que procuram. Ao mesmo tempo, otimizam as suas tarefas diárias graças à centralização dos dados da empresa, todos trabalham nos mesmos documentos e os mantêm constantemente à mão, garantindo a gestão dos direitos de acesso e modificação, o que constitui uma considerável economia de tempo.

Deste modo, os seus colaboradores ganham em eficiência e produtividade.

 

De acordo com a Markess, « Mais de 1 em cada 2 decision makers acreditam que o desempenho dos negócios depende da melhoria dos processos de gestão de documentos »

Na realidade, a gestão eletrónico de documentos é essencial para o bom funcionamento do seu negócio ou organização.

Promove o trabalho colaborativo entre os seus colaboradores, fornecedores e parceiros por via da implementação de Workflow para otimizar os seus processos de negócio.

A sua organização torna-se mais ágil, o que permite responder rapidamente às solicitações dos seus clientes de forma personalizada.

A gestão dos documentos permite, por exemplo, oferecer aos seus clientes um acesso simplificado aos seus documentos. Eles podem consultar as informações de que precisam a qualquer momento e através de um meio à sua escolha. Eles também podem preencher formulários online, fazer uma assinatura eletrónica e fazer upload de documentos de suporte.

As informações fluem perfeitamente entre a sua empresa e os seus clientes.

Os processos são simplificados, fluídos e encurtados, graças a esta grande reatividade, poderá garantir uma maior satisfação por parte dos clientes.

Processo de Gestão Eletrónica de Documentos: as principais etapas

As 4 etapas principais de uma solução EDM

  • Aquisição
    • Digitalização de documentos em papel
    • Recolha de documentos digitais (EDI, Emails, etc.)
  • Em processamento
    • Processamento automático e/ou manual
    • Reconciliação de estimativa e fatura
    • Circuito de validação
    • Trabalho colaborativo gerido por fluxos de trabalho
  • Difusão
    • Distribuição de documentos multicanal
  • Arquivo
    • Arquivo de documentos para preservação
    • Gestão de períodos de retenção e autenticação
Business Document: as soluções de EDM do Grupo Inetum

A Inetum, graças à sua plataforma Business Document, atende às suas necessidades de Gestão Eletrónica de Documentos.

Permite-lhe organizar e devolver todos os:

  • conteúdos
  • documentos de entrada e saída do seu Sistema de Informação
  • bem como os dados associados, oferecendo-lhes um arquivo seguro

O seu portal dinâmico e de fácil utilização, um verdadeiro diferencial em relação às ofertas concorrentes, permite que os utilizadores empresariais encontrem todos os documentos ou conteúdos através de interfaces amigáveis.

O Business Document é posicionado como uma ferramenta abrangente de gestão e arquivo de documentos.

 

Os benefícios esperados da plataforma Business Document:

  • Redução em 30% dos custos de gestão de processos documentais
  • Otimização em 50% do tempo à procura de informações disseminadas
  • Alcance de 25% de economia na gestão de correção de erros
  • Diminuição do tempo necessário para disponibilizar contratos ou cartas com os seus clientes – Time-to-Market: envio de contratos em tempo real
  • Redução dos custos de implementação de TI: integração rápida e fácil
  • Aumento da satisfação e fidelidade do cliente

 

Business Document:
A gestão dos processos documentais no cerne da transformação digital